Organizacja imprez plenerowych to z pewnością jedno z ważniejszych wydarzeń w życiu firmy, instytucji czy urzędu na przestrzeni całego roku. Dla większości osób stanowi niewątpliwie duże wyzwanie za którym idą oczekiwania, aby zbudować pozytywny wizerunek oraz przyciągnąć, jak największą liczbę uczestników. Bez wątpienia jest to ogromne pole do promocji i podkreślenia własnego prestiżu. Dlatego warto wziąć pod uwagę kreatywne i wartościowe rozwiązania, które zainteresują przybyłych gości przynosząc obopólną korzyść. W tym artykule podamy kilka istotnych i „twardych” wskazówek, które staną się dla Ciebie kluczem do zorganizowania naprawdę dobrze przemyślanej i trafionej imprezy.
Piknik rodzinny, festyn miejski, integracja. Wybierz odpowiednie miejsce.
Nawet podczas najlepiej zorganizowanych eventów zarówno tych plenerowych, jak i pod dachem, lokalizacja pozostaje niejednokrotnie kwestią przypadku. W grę wchodzi niestety budżet, a także kwestie związane z dostępnością. Te najbardziej atrakcyjne, znane i sprawdzone miejscówki często rezerwowane są na kilka miesięcy do przodu. Warto zatem odpowiednio wcześniej nie tylko podjąć kontakt z zarządcą obiektu, ale również sprawdzić na miejscu aktualne warunki. Bardzo istotną rolę oprócz samej atrakcyjności miejsca, odgrywa także dostępność komunikacyjna, która wpłynie na komfort uczestników oraz zapewni pierwsze dobre wrażenie. Powinieneś także zwrócić uwagę na dostosowanie przestrzeni do własnych potrzeb. Zbyt duża arena przy organizacji niewielkiego eventu z pewnością rozproszy uczestników i odbierze poczucie kontroli nad całością wydarzenia.
Niezwykle istotną kwestią będzie bliskość zaplecza technicznego. Infrastruktura odgrywa w tym przypadku niebagatelną rolę. Możliwość szybkiej relokacji pracowników, którzy powinni mieć swoje miejsce na evencie, to kolejna ważka kwestia. Tu liczy się zawsze czas, tak aby można było dostosować każdy wariant eventu w przypadku zmiany planów lub niekorzystnych warunków atmosferycznych. W takich przypadkach znakomicie sprawdzają się w plenerze profesjonalne namioty eventowe, dzięki którym można prowadzić imprezę, targi czy przyjęcia bez względu na pogodę.
Atrakcje dla dzieci. Wybierz sprawdzone rozwiązania.
Imprezy dla rodzin lub dedykowane dzieciakom pikniki warto zorganizować w przemyślany sposób. Wynajem dmuchańców na imprezę to już wytrawna klasyka, która sprawdzi się praktycznie wszędzie. Dzieciaki je uwielbiają, a niespożyte pokłady energii, które w nich drzemią, pozwalają na znakomitą i pełną radości zabawę. Dla najmłodszych świetnym pomysłem zapewne okaże się dmuchana zjeżdżalnia dino, a także strefa zabaw kreatywnych. Dla nieco starszych zaś doskonałą propozycją będą: zjeżdżalnia tygrys, dmuchany basen z piłeczkami czy kule wodne, cieszące się na otwartych eventach bardzo dużą popularnością.
Bez względu na skalę imprezy i budżet warto poszukać, jako dodatek innowacyjnych rozwiązań, które mogą okazać się dość „świeże” i mocno zainteresować dzieciaki, rodzicom oferując jednocześnie chwile wytchnienia. Młodzież zafascynowaną nowinkami technicznymi zainteresuje zapewne stanowisko z dronami lub urządzenia wirtualnej rzeczywistości. Jeżeli jednak stawiasz na sport i aktywność fizyczną sprawdź koniecznie dostępne atrakcje sportowe, z których z pewnością wybierzesz coś na swój event.
Rozrywka dla dorosłych. Na co postawić?
Element ten wciąż rozbudza wyobraźnię kreatorów imprez. Pomysłów na dostarczenie wrażeń starszym uczestnikom eventu jest bowiem naprawdę wiele. Wyrafinowane gusta sprawiają, że bardziej dojrzałych gości trudno jest zaskoczyć. Organizacja eventów rządzi się jednak swoimi prawami, i dlatego większość osób oczekuje tak naprawdę swobodnej atmosfery, relaksu i dobrej zabawy.
Kluczem i jednocześnie punktem wyjścia do znakomitego klimatu jest dobre nagłośnienie oraz dostosowana do formy eventu muzyka. Nie bez znaczenia pozostaje także kwestia samej techniki scenicznej, konferansjera i oświetlenia. Te z pozoru banalne punkty, połączone w jedną całość z profesjonalnym partnerem, mogą zaważyć o sukcesie przedsięwzięcia. Dlatego warto wcześniej zapoznać się z opiniami firm, które oferują podobne usługi. Ofert na rynku jest wiele, a głosy klientów zazwyczaj dużo mówią o standardach usługodawców.
Co do samej rozrywki, dobrze jest przed organizacją eventu zapoznać się z preferencjami zaproszonych Gości. Często bowiem bywa tak, iż najbardziej wyrafinowane środowisko biznesowe, podczas eventów w plenerze lubi wyładować napięcie związane z codzienną pracą podczas rywalizacji sportowych lub turniejów team buildingowych. Świetnie do wspólnej rywalizacji nadają się urządzenia takie jak: stanowisko do gry w dart, dmuchane giga piłkarzyki czy cymbergaj. To jednak zaledwie kilka przykładów. Więcej na ten temat znajdziesz w kategorii sprzęt sportowy oraz kompleksowa organizacja impre
Gastronomia eventowa. Ważny element imprezy!
Jeżeli chcesz, aby spotkanie integracyjne lub event rodzinny były udane, a uczestnicy zadowoleni, odpowiednio wcześniej zaplanuj swój budżet. Jednym z jego kluczowych elementów będzie z pewnością gastronomia. Kontrolując koszty przez cały przebieg przygotowań, będziesz miał możliwość podjęcia ważnej decyzji o formie w jakiej gastronomia pojawi się na imprezie. Tu również wiele zależy od rodzaju i prestiżu eventu, a także jego długości. Nie bez znaczenia pozostaje liczba zaproszonych Gości. Będzie to miało wpływ na kwotę związaną z liczbą godzin wynajmu sprzętu do gastronomii.
W sytuacji gdy większość zaplecza technicznego związanego z gastronomią planujesz przygotować samemu, sprawdź koniecznie sprzęt eventowy. Ławy i stoły, parasole czy dekoracje powinny znaleźć się jako punkt obowiązkowy.
Dla dzieciaków znakomicie sprawdzą się: wata cukrowa, popcorn, stanowisko z lemoniadą lub nachos bar. To idealne uzupełnienie podstawowego posiłku i świetny sposób na zapełnienie brzuszków pomiędzy akrobacjami na dmuchańcach czy konkursami sportowymi.
Organizacja imprezy plenerowej i zamkniętej. Podsumowanie!
Konkludując, elementów składowych, które zaważą o sukcesie Twojej imprezy jest przynajmniej kilkanaście. Warto wymienić te najważniejsze:
- Przygotowany harmonogram
- Dobra lokalizacja
- Wybór sprawdzonych współpracowników i doświadczonego podwykonawcy
- Dostosowanie atrakcji do grup docelowych (dzieci i dorośli)
- Zadbanie o wysokiej jakości technikę sceniczną (scena, oświetlenie, nagłośnienie,)
- Gastronomia wraz zapleczem organizacyjnym, a także atrakcyjny wybór przekąsek dla dzieci
Należy w tym przypadku z pewnością położyć duży nacisk na zaplecze techniczne w postaci doświadczonych partnerów. Firmy z posiadające wieloletni potencjał w zakresie animacji, gastronomii czy techniki scenicznej to dodatkowa wartość Twojego eventu i więcej spokoju dla Ciebie.
